En este artículo te enseñaré Cómo proteger un archivo de Word, un tutorial completo fácil de seguir.
¿Necesita compartir algunos documentos de Word en funcionamiento con otras personas pero no desea que puedan editarlos? ¿Desea proteger algunos archivos de Word que contienen información confidencial evitando que los abran usuarios no autorizados? Es superfácil, créeme.
Relacionado:
Cómo proteger un archivo de Word
Microsoft Word incluye funciones para la protección de documentos de Word que le permiten prohibir la modificación de archivos o evitar que se vean por completo con la ayuda de una contraseña. Si aún no sabe cómo proteger un archivo de Word , lea las instrucciones que estoy a punto de darle y descubra cómo aprovecharlas al máximo.
Para el tutorial utilizaré Office 2016 (que, en el momento de escribir este artículo, es la edición más actualizada de la conocida suite de productividad de Microsoft) en sus versiones para Windows y macOS. En cualquier caso, las indicaciones del artículo deben ser válidas para todas las ediciones más recientes de Word, a partir de 2007. Habiendo aclarado también este punto, lo único que tengo que hacer es desearles una buena lectura y, sobre todo, ¡un buen trabajo!
Proteger un archivo de Word en Windows
Comencemos este tutorial sobre cómo proteger un archivo de Word de Windows, que es el sistema operativo más popular del mundo y, muy probablemente, el que está utilizando en este momento.
Bloquear cambios en un archivo de Word
Si desea aprender a proteger un archivo de Word de cambios evitando que terceros alteren su contenido, sin prohibir su lectura, todo lo que tiene que hacer es abrir el archivo para “bloquear” y primero hacer clic en el botón Archivo (ubicado en la parte superior izquierda), luego en el botón Proteger documento en la pantalla que se abre y, finalmente, en el elemento Restringir edición en el menú de protección de documentos.
En este punto, coloque la marca de verificación junto al elemento Permitir solo este tipo de cambios en el documento en la barra lateral que aparece a la derecha. Por lo tanto, asegúrese de que No cambios (solo lectura) esté seleccionado en el menú desplegable Restricciones sobre cambios y haga clic en el botón Sí, aplicar protección para guardar los cambios y elegir la contraseña con la que bloquear el documento.
La contraseña debe ingresarse en los campos Ingresar nueva contraseña y Confirmar contraseña . Por defecto, el documento no está encriptado; si desea cifrarlo, debe poner la marca de verificación junto a Autenticación de usuario (de esta manera, los propietarios autenticados podrán eliminar la protección del documento, que generalmente será más seguro contra cualquier intento de desbloqueo).
También puede permitir que ciertos usuarios editen el documento seleccionando sus nombres en el campo Excepciones o agregándolos. Para agregar los nombres de los usuarios a quienes permitir la edición del documento, haga clic en el ítem Otros usuarios y escriba los nombres de su interés en la ventana que se abre (separándolos con comas).
Para eliminar las protecciones del archivo de Word, simplemente intente modificarlo escribiendo un texto dentro de él (una operación que no estará permitida), haga clic en el botón Eliminar protección ubicado en la parte inferior de la barra lateral derecha y escriba la contraseña para desbloquear el archivo (el elegido cuando aplicó la protección contra cambios al documento).
Cómo Bloquear la apertura de un archivo de Word
¿Desea proteger un archivo de Word con una contraseña evitando que lo lean usuarios no autorizados? Nada mas facil. Simplemente abra el documento a bloquear en Word y haga clic primero en el botón Archivo ubicado en la parte superior izquierda y luego en el botón Proteger documento .
Ahora, seleccione el elemento Cifrar con contraseña del menú de protección de documentos, escriba la contraseña que desea usar para bloquear el archivo en la ventana que se abre y haga clic en el botón Aceptar para aplicar la palabra clave al documento. Finalmente confirme la contraseña, volviéndola a escribir, y listo.
Para desbloquear el documento protegido con contraseña y ver su contenido, deberá escribir la palabra clave correcta inmediatamente después de abrirlo. De lo contrario, no podrá acceder al documento. Para eliminar completamente la contraseña, deberá abrir el documento, ir al menú Archivo> Proteger documento> Cifrar con contraseña de Word, volver a escribir la contraseña actual del archivo y guardar el documento.
Proteger un archivo de Word en macOS
¿Usas una Mac ? No hay problema: proteger un archivo de Word es un juego de niños incluso en macOS, el sistema operativo de Apple. Los pasos a seguir no son tan diferentes a los vistos anteriormente en el capítulo dedicado a Windows.
Cómo Bloquear cambios en un archivo de Word
Si desea evitar la modificación de un documento de Word sin bloquear su visualización, proceda de la siguiente manera: abra el archivo de su interés en Word para macOS , luego seleccione la pestaña Revisar de la barra de herramientas del programa y haga clic en el botón Proteger documento .
En la ventana que se abre, escriba la contraseña que desea usar para proteger el archivo en el campo Establecer una contraseña para editar el documento , haga clic en el botón Aceptar y escriba la contraseña nuevamente para guardar los cambios. Si lo desea, coloque la marca de verificación junto al elemento de solo lectura recomendado para que el archivo sea de solo lectura y vuelva a escribir su protección con contraseña.
Por otro lado, al activar el cuadro No aplicar protección a y seleccionar una opción entre Control de cambios , Comentarios , Solo lectura y Formularios, puede asegurarse de que, a pesar del bloqueo de cambios, se permitan algunas operaciones en el documento. Una vez que haya configurado todas sus preferencias, haga clic en el botón Aceptar y guarde el archivo de Word usando el menú Archivo ubicado en la parte superior izquierda.
En caso de dudas, para desbloquear un documento bloqueado, ábralo en Word, haga clic en el botón Proteger documento en la pestaña Revisar , elimine las contraseñas de los campos relevantes (escribiendo la contraseña actual nuevamente, cuando se le solicite) y guárdelo como un nuevo archivo.
Bloquear la apertura de un archivo de Word
¿Quiere evitar que usuarios no autorizados abran su documento de Word? Nada podría ser más fácil: abra el archivo en cuestión en Word para macOS , seleccione la pestaña Revisar de la barra de herramientas del programa y haga clic en el botón Proteger documento .
En la ventana que se abre, escriba la contraseña que desea usar para bloquear la apertura del archivo en el campo Establecer una contraseña para abrir el documento , haga clic en Aceptar , escriba la contraseña nuevamente en el campo que se le propone y presione Entrar para guardar los cambios.
A partir de este momento, para acceder al documento y ver su contenido, independientemente del dispositivo y versión de Word utilizada, será necesario ingresar la contraseña de desbloqueo. Para eliminar la contraseña, tendrás que actuar como te expliqué en el campo anterior, para el cambio de contraseña de bloqueo.
Soluciones alternativas para proteger un archivo de Word
Si, por una razón u otra, en este momento no puede utilizar Microsoft Word o ha decidido abandonar Microsoft Office en favor de LibreOffice u OpenOffice (las famosas suites alternativas gratuitas y de código abierto a Office, de las que les hablé en numerosos tutoriales ), que no cunda el pánico: puede proteger y desbloquear documentos de Word incluso con ellos. Para mi ejemplo, usaré LibreOffice para macOS, pero el procedimiento también es válido para la versión de Windows del programa y también debería ser similar para OpenOffice.
Para proteger un documento de Word con una contraseña usando LibreOffice , ábralo en Writer (la aplicación de procesamiento de texto incluida en la suite), vaya al menú Archivo> Guardar como del programa y, en la ventana que se abre, coloque el signo de tilde junto al elemento Guardar con contraseña .
Después de elegir el nombre, la carpeta de destino del archivo y hacer clic en el botón Guardar , se le pedirá que ingrese la contraseña para proteger el documento (en los campos Ingrese la contraseña para abrir y Confirme la contraseña ). Al expandir el campo Opciones , podrá activar el modo de solo lectura para el archivo y una contraseña para habilitar los cambios .
Desafortunadamente no es posible habilitar solo la protección contra cambios, o más bien, la opción estaría ahí pero en mis pruebas no funcionó.
Dicho esto, para desbloquear un archivo de Word previamente bloqueado con LibreOffice, ábralo en este último, escriba su contraseña de desbloqueo y guárdelo como un nuevo documento yendo al menú Archivo> Guardar como y deseleccionando la opción de guardar con contraseña .
Nota: en caso de que se lo pregunte, no es posible proteger o utilizar documentos de Word protegidos en la versión en línea del software accesible a través del navegador. En cuanto a las aplicaciones móviles de Word para Android , iOS y Windows 10 , sin embargo, es posible ver documentos protegidos pero no crear nuevos, ni es posible quitar la protección contra cambios.
Como proteger un documento en word para que no sea copiado
Los usuarios de Microsoft Office que utilizan Word con regularidad para crear y compartir documentos pueden o no saber que los documentos creados en Microsoft Word pueden estar protegidos contra copia.
Un documento protegido contra copia, también conocido como documento de solo lectura, permite al usuario de una computadora personal (PC) restringir que otros usuarios de PC realicen ajustes o cambios en un documento. Los usuarios de Microsoft Office, según Microsoft,
“Marcar como final” “pueden utilizar el comando” Marcar como final “para hacer que el documento sea de solo lectura y evitar cambios en el documento.” El comando solo está disponible en Microsoft Office 2007. Instrucciones
- Cree un documento de Word en Microsoft Office 2007. Si ya tiene un documento de Word 2007, ábralo. Compra desde
- Busque la herramienta “Marcar como final” presionando el botón de Office en la esquina izquierda y luego vaya al botón “Preparar”, el comando “Marcar como final” está debajo de
- Habilite todas las herramientas de corrección, como copiar y pegar, en su documento de Word 2007 haciendo clic en “Preparar” en la herramienta “Marcar como final” en el submenú “Preparar”.
Básicamente estos son los pasos necesarios para lograr que no copien el contenido de un documento.
