Come salvare un documento in PDF

Cómo guardar un documento en PDF

¿Necesitas enviar una página web o un documento a tu colega pero no sabes cómo exportarlo en formato PDF para que sea más cómodo de consultar? No se preocupe, no se necesita mucho. ¡Todo lo que necesitas es una buena impresora virtual! ¿No sabes de lo que estoy hablando? No hay problema, te lo explicaré enseguida.

Cómo guardar un documento en PDF

Debes saber que existen programas (además de funciones “estándar”), dominados por impresoras virtuales, de hecho, que una vez instaladas te permiten transformar cualquier archivo imprimible (documentos de texto, archivos de Office, fotos y mucho más) en PDF, aprovechando la función de impresión del sistema operativo. En la práctica, se hace “creer” al ordenador que lo seleccionado debe imprimirse cuando en realidad no es así. Utilizándolos es posible guardar un documento en PDF en un abrir y cerrar de ojos. Genial, ¿verdad?

¿Luego? ¿Puedo saber qué sigues haciendo ahí parado? Tómese unos cinco minutos de tiempo libre para usted solo, colóquese cómodamente frente a su confiable computadora y comience a concentrarse inmediatamente en leer todo lo que se enumera a continuación. Estoy seguro de que al final podrás decirte muy feliz y satisfecho con lo que has aprendido. Ah, casi lo olvido: en aras de la integridad de la información al final del artículo también he señalado algunos sistemas alternativos que tienes de tu lado para poder exportar tus archivos en el formato en cuestión. Tal vez puedan ser convenientes para ti, nunca se sabe.

Programas para guardar un documento en PDF

Como dije al principio, para poder guardar un documento en PDF solo necesitas usar una impresora virtual. A continuación encontrará los que en mi opinión representan los mejores recursos pertenecientes a la categoría. Ponlos a prueba ahora, verás que no te arrepentirás.

doPDF

La primera de las herramientas pertenecientes a la categoría en cuestión de la que quiero hablaros es un pequeño software llamado doPDF . Se trata de un programa gratuito (en su variante básica) para Windows que, de hecho, instala una impresora virtual en el sistema para transformar cualquier tipo de documento virtual en PDF. No tiene limitaciones tediosas y funciona con todo el software que admite la función de impresión, desde Office hasta el navegador web y todos los visores de fotos.

Para poder usarlo, el primer paso que debe tomar es conectarse al sitio web de doPDF y hacer clic en el botón Descargar ahora. dos veces seguidas, para descargar el programa en la PC.

Cuando se complete la descarga, abra el archivo que acaba de obtener (p. Ej. , Dopdf-full.exe ) y, en la ventana que aparece en el escritorio, quite la marca de la casilla relacionada con la instalación del complemento para Microsoft Office.  y el relativo al envío de estadísticas anónimas . Luego haga clic en el botón  Instalar ahora , en y complete la configuración presionando Cerrar .

Cómo guardar un documento en PDF

En este punto, todo lo que tiene que hacer es utilizar la función de impresión clásica desde cualquier aplicación y elegir la impresora virtual doPDF como dispositivo de impresión. Entonces solo tiene que elegir el elemento Imprimir del menú Archivo de la aplicación en uso y seleccione el elemento doPDF del menú de impresoras .

A continuación, se abrirá una ventana con la configuración de impresión de PDF, a través de la cual puede configurar la carpeta en la que guardar el documento convertido, presionando el botón Examinar , y ajustar las opciones relacionadas con la calidad del archivo que se va a obtener.

Impresora PDF

Por ejemplo, al colocar la marca de verificación junto al elemento de archivo más pequeño  , puede mantener el tamaño del documento compacto, mientras que a través de las opciones de Incrustar todas las fuentes utilizadas opciones  y Mejor calidad  puede asegurarse de que el PDF generado incluya los caracteres de escritura y se mantenga intacto. la calidad de las imágenes incluidas en él (pero aumentando el tamaño final del archivo).

Una vez que haya elegido la configuración deseada, simplemente haga clic en clic Aceptar y el PDF se guardará en la carpeta indicada anteriormente.

PDF24

Si está buscando una herramienta alternativa a la mencionada anteriormente gracias a la cual puede guardar un documento en PDF, le sugiero que lo considere seriamente.  PDF24. . Es una impresora virtual totalmente gratuita (para uso privado) y funciona en todos los sistemas operativos Windows. Es bastante simple de usar y también integra opciones convenientes para editar y comprimir archivos PDF.

Para usarlo, primero conéctese al sitio web  del programa y espere a que el procedimiento de descarga se inicie automáticamente. Si esto no sucede, haga clic en el botón Descargar a la derecha para forzarlo.

Cuando se complete la descarga, abra el archivo que acaba de obtener (por ejemplo, pdf24-creator-xxxexe ) y haga clic en , seleccione Acepto los términos del acuerdo de licencia , haga clic en Siguiente tres veces, en Instalar y para concluir presione en Finalizar .

Cómo guardar un documento en PDF

En este punto, abra el documento imprimible que desea transformar en PDF utilizando el programa utilizado para tal fin, llame a la función de impresión haciendo clic en el menú Archivo y luego eligiendo Imprimir y seleccione, en el menú para elegir impresoras, el elemento PDF24. PDF .

Ahora, seleccione la calidad del archivo PDF que desea obtener a través del menú desplegable en la parte superior y luego presione el botón Guardar PDF para continuar guardando el archivo en formato PDF en su computadora. Et voila !

Cómo guardar un documento en PDF

Si desea obtener una vista previa del PDF final antes de guardar el archivo, haga clic en el botón Vista previa . Si, por el contrario, antes de continuar con el guardado, desea editar el documento o desea comprimirlo, haga clic en los botones Editar PDF y Comprimir respectivamente .

Creador de PDF

Otra impresora virtual a considerar es  PDFCreator . Es de código abierto por naturaleza, incluye varias opciones avanzadas e incluso así es una herramienta que funciona en todas las versiones de Windows.

Para descargarlo a su computadora, conéctese al  sitio web del programa y presione el botón  Descargar . En la nueva página que se muestra, haga clic en el botón  Descargar ubicado junto al texto PDFCreator Free .

Cuando se complete la descarga, abra el archivo que acaba de obtener (por ejemplo, PDFCreator-x_x_x-Setup.exe ), haga clic en , en Aceptar  y en Siguiente dos veces. Luego haga clic en Instalar , en Omitir  (para evitar la instalación de programas adicionales) y en Finalizar .

Cómo guardar un documento en PDF

En este punto, abra el documento que le interesa guardar en formato PDF con el software que generalmente usa para el propósito en cuestión y seleccione  Imprimir  en el menú Archivo . En la ventana que aparece, elija PDFCeator de la lista de impresoras disponibles y haga clic en  Imprimir .

Luego indique la ubicación en su computadora donde desea guardar el PDF presionando el botón […]  correspondiente al campo Carpeta:  adjunto a la ventana adicional que aparece, elija el perfil de compresión que prefiera del menú  Perfil:  y presione  Guardar .

Impresora PDF

Si antes de continuar con el guardado desea asignar un título diferente al documento, cambiar el nombre del autor, el tema o asignar etiquetas al archivo, complete los campos dedicados en la parte inferior de la ventana de PDFCreator. Si, por otro lado, necesita acceder a la configuración avanzada de PDFCreator, presione el botón Editar .

Funciones “estándar”

También puede guardar un documento PDF utilizando la impresora virtual incluida “estándar” en Windows, Mac y Ubuntu. Si te interesa, sigue leyendo, encontrarás todo lo explicado en detalle a continuación.

Su Windows

A partir de Windows 10 , Microsoft ha decidido integrar una impresora virtual en su sistema para crear archivos en formato PDF sin tener que recurrir necesariamente al uso de herramientas de terceros.

Para poder usarlo, lo que tienes que hacer es abrir lo que pretendes exportar a PDF usando el programa que usas habitualmente para ese tipo de elemento en particular, abrir el menú Archivo , invocar el comando Imprimir  y elegir  Microsoft Print to PDF  o  Guárdelo como PDF de la lista de impresoras disponibles.

Impresora PDF

Si lo desea, antes de iniciar el procedimiento de exportación en formato PDF, también puede ajustar la configuración de impresión, como la orientación y los márgenes, para personalizarlos de acuerdo con sus necesidades y preferencias características del documento final. Para hacer esto, use los comandos apropiados en pantalla.

Su macOS

¿Estás usando una Mac? También en este caso la impresora virtual está incluida en el sistema, en todas las versiones de macOS . ¿Me preguntas cómo usarlo? Te lo diré de inmediato, es muy fácil.

Simplemente abra el archivo imprimible en relación con el cual está interesado en actuar utilizando la aplicación predeterminada designada para tal fin, haga clic en el menú Archivo y seleccione el elemento Imprimir… . En la ventana que aparece, expanda el menú desplegable PDF ubicado en la parte inferior izquierda y seleccione el elemento Guardar como PDF .

Luego escriba el nombre que desea asignar al archivo en el campo Guardar como:, indique la ubicación donde desea guardarlo usando el menú Ubicado en:  y haga clic en el botón  Guardar .

Si lo desea, puede ajustar otras propiedades del documento, como título, autor y tema, antes de iniciar la creación de archivos PDF, utilizando las opciones en pantalla. También puede proteger el PDF con una contraseña haciendo clic en el botón Opciones de seguridad… .

En Ubuntu

¿Usas Ubuntu en tu PC? Luego, puede guardar un documento PDF utilizando la impresora virtual ya incluida en el sistema operativo. Explicaré de inmediato cómo hacerlo.

Todo lo que tiene que hacer es abrir el archivo imprimible en relación con el que está interesado en actuar utilizando la aplicación predeterminada designada para tal fin, hacer clic en el elemento Archivo y seleccionar el comando Imprimir . En la ventana que aparece, seleccione  Imprimir en archivo … en la lista de impresoras disponibles.

Si lo desea, también puede ajustar la configuración relacionada con el archivo PDF que está a punto de generar utilizando los elementos específicos que ve aparecer en la pantalla según el software utilizado. Por ejemplo, puede intervenir en la orientación, los márgenes, etc.

Finalmente, presione el botón Imprimir en el archivo … que está en la parte inferior derecha, indique la ubicación en su PC donde desea guardar el PDF que está a punto de obtener y presione Guardar . ¿Más fácil que eso?

Cómo guardar un documento en PDF

Señalo que en caso de que la impresora virtual PDF no esté presente en el sistema, puede solucionarlo inmediatamente instalando el paquete CUPS-PDF . Está directamente presente en los repositorios de la mayoría de las distribuciones de Linux. En Ubuntu en particular, puede instalarlo simplemente llamando a la Terminal , escribiendo la cadena sudo apt install cups-pdf y presionando Enter en el teclado.

Soluciones alternativas para guardar un documento PDF

Recurrir al uso de una impresora virtual no es la única forma de poder guardar un documento en PDF, aunque es la más práctica.

De hecho, debes saber que existen convenientes servicios en línea gracias a los cuales es posible crear archivos PDF a partir de documentos en otros formatos, como Word, Excel, imágenes JPG, etc. Son muy fáciles de usar, no requieren instalación y son gratuitos. 

Luego están los programas, disponibles tanto para Windows como para Mac (así como para Linux), que puedes usar para guardar tus archivos en PDF siempre sin tener que pasar por las mencionadas impresoras virtuales y que además integran cómodas herramientas para la edición de los mismos. . Si está interesado en esto y desea recibir detalles al respecto, lea mi tutorial sobre cómo crear PDF .