¿Cómo funciona Outlook?

Acaba de comenzar a usar Outlook y se encuentra bien, sin embargo, simplemente no puede entender cómo aprovechar algunas funciones que ofrece el famoso software de Microsoft, por lo que está buscando una guía adecuada para ese propósito. ¿Le gustaría crear una cuenta en el servicio de correo web de Outlook.com, pero no sabe cómo proceder? No te preocupes: si quieres, ¡estoy aquí para echarte una mano!

¿Cómo funciona Outlook?

En el tutorial de hoy, de hecho, te mostraré cómo funciona Outlook , explicando en detalle cuáles son sus características y cómo se administran. No importa desde qué plataforma desee utilizar el servicio: en este tutorial hablaré sobre el Outlook “clásico” disponible para Windows y macOS, y sobre el servicio web Outlook.com. También explicaré cómo usar la aplicación Outlook para Android e iOS, si tiene la intención de usar esta solución también en teléfonos inteligentes y tabletas.

Vamos, ¿qué sigues haciendo ahí parado? Solo te llevará unos minutos aprender a utilizar correctamente Outlook: solo tienes que leer y poner en práctica las breves instrucciones a continuación. Te aseguro que todas las funciones del servicio de correo electrónico de Microsoft de repente se volverán muy simples a tus ojos: ¡pruébalo! En este punto, no queda nada por hacer, excepto desearle una buena lectura y un buen trabajo.

Cómo funciona Outlook 365

Comencemos con Outlook 365 , que es el programa de correo electrónico integrado en la suite de Microsoft 365, que también incluye Word, Excel y todo el resto de software típico de la suite de productividad de Microsoft, intente registrarse para obtener una suscripción. A continuación encontrará todos los detalles del caso.

Precios

Antes de explicar en detalle  cómo funciona Outlook , creo que es de fundamental importancia explicar los precios de la aplicación, que se pueden obtener principalmente de dos formas.

La primera es suscribirte a un plan de suscripción de Microsoft 365 , a partir de 7 euros / mes, que también incluye todas las demás aplicaciones del paquete Office, espacio en OneDrive y minutos de conversación en Skype . Para ser precisos, hay dos planes disponibles.

  • Microsoft 365 Personal : cuesta 7 euros / mes o 69 euros / año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (los dos últimos solo en Windows), 1TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas de Skype a mes y acceso a todas las funciones de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan solo se puede usar en una computadora y un dispositivo móvil.
  • Microsoft 365 Home : cuesta 10 euros / mes o 99 euros / año e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access (los dos últimos solo en Windows), 1TB de espacio en OneDrive, 60 minutos de llamadas de Skype por una edición al mes y acceso a todas las funciones de las aplicaciones de Office para teléfonos inteligentes y tabletas. Este plan se puede utilizar en hasta 6 computadoras y 6 dispositivos móviles. Viene con una prueba gratuita de 30 días.

En caso de que seas un usuario empresarial, puedes suscribirte a uno de los planes de Microsoft 365 dedicados a profesionales ( más información aquí ).

Alternativamente, es posible comprar Outlook con un pago único a través del paquete “clásico” que, sin embargo, no incluye actualizaciones de versiones posteriores, aplicaciones para dispositivos móviles y servicios en la nube. Con este último existe la posibilidad de ahorrar mucho gracias a servicios como  Mr Key Shop .

Si nunca ha oído hablar de él, Mr Key Shop es un sitio gestionado por una empresa con oficinas en Italia e Inglaterra que vende  licencias 100% originales  para Microsoft Office, pero también Windows y antivirus a precios extremadamente ventajosos: esto es posible gracias al el hecho de que las licencias en cuestión se revenden de licencias no utilizadas, que anteriormente pertenecían a empresas que, mientras tanto, se han cambiado a soluciones de suscripción en la nube (esta es una práctica  totalmente legal en Europa ).

Oficina de Mr Key Shop

Cabe destacar también que la compra de licencias en Mr Key Shop se realiza de forma totalmente digital (las licencias se envían en pocos minutos vía email , sin contaminar el medio ambiente con el envío de bienes físicos) con garantía de devolución de dinero para  todos. . Productos italianos gratuitos y asistencia especializada  (un bien bastante escaso para tales servicios).

Para continuar con la compra, simplemente conéctese a esta página de Mr Key Shop y elija la edición  de Office para comprar entre las disponibles, por ejemplo, Microsoft Office 2019 , que sigue siendo el más utilizado, o Microsoft Office 2021 , que es el último paquete de Microsoft. . Después de eso, debe agregarlo a su  carrito , ir a la  caja  y completar el pago utilizando uno de los muchos métodos de pago seguros admitidos, como PayPalAmazon Pay  o  tarjeta .

Claramente, es importante verificar la compatibilidad de la versión de Office comprada con el sistema operativo en uso. En este sentido, me gustaría señalar que en Mr Key Shop también hay licencias muy asequibles para Windows 10 y Windows 11 .

Otra cosa muy importante a hacer es evitar sitios poco fiables donde se ofrecen ediciones libres de fantasmas de Microsoft Office: son estafas o malware (si no también contenido ilegal); así que manténgase alejado y, de hecho, para prevenir tales riesgos también instale un buen antivirus , como los disponibles en Mr Key Shop.

Descargar e instalar

Installa Microsoft 365

Una vez aclaradas las características de la oferta de Microsoft 365, diría que ya está listo para descargar e instalar Outlook.

Por lo tanto, lo primero que debe hacer es activar un plan de Microsoft 365. Para ello, debe conectarse al sitio web oficial de Microsoft y hacer clic en el botón Probar gratis durante 1 mes .

A continuación, escriba la dirección de correo electrónico y la contraseña de su cuenta de Microsoft y seleccione el elemento Iniciar sesión para iniciar sesión. Si no tiene una cuenta de Microsoft, puede crear una siguiendo los pasos que describí en mi guía sobre cómo crear una cuenta de Microsoft .

Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en Siguiente y elija un método de pago válido entre tarjeta de crédito o débito, débito directo o PayPal, y luego ingrese los datos relevantes. Os recuerdo que, una vez finalizado el periodo de prueba gratuito, el servicio tendrá un coste de 10 euros / mes. No obstante, puedes estar seguro: existe la posibilidad de desactivar la renovación automática (y por tanto el pago del servicio) en cualquier momento.

Una vez que haya ingresado su información de pago, haga clic en Agregar dirección de perfil y escriba su dirección, luego haga clic en Siguiente , Guardar y Suscribirse para acceder a la página de descarga de Microsoft Office.

Ahora, continúe con la descarga de Microsoft Office haciendo clic en el botón Instalar correspondiente . Si usa una Mac, puede descargar Outlook de forma gratuita y activarlo a través de su cuenta de Microsoft vinculada a Microsoft 365 directamente desde la Mac App Store .

Una vez que se completa la descarga, solo necesita abrir el paquete de instalación de Office y seguir las instrucciones en pantalla. Si está utilizando una computadora con Windows , debe iniciar el archivo .exe obtenido y esperar a que la herramienta se descargue e instale la suite automáticamente. Tenga en cuenta que los tiempos de descarga pueden ser bastante largos.

Descarga Microsoft 365

Si, por el contrario, estás usando una Mac , solo tienes que abrir el paquete .pkg y seleccionar Continuar , Continuar , Aceptar e Instalar en orden . En este punto, debe escribir la contraseña de su cuenta de usuario en macOS (la que usa para acceder al sistema) y seleccionar primero el elemento Instalar software y luego Cerrar y Mover .

Al final del proceso, se le pedirá que registre su copia de Microsoft 365 con la información de su cuenta de Microsoft. Si esto no sucede, intente abrir Outlook y vea si aparece un mensaje de este tipo en la pantalla. También puede intentar hacer clic en el elemento Iniciar sesión para aprovechar todas las funciones de Office (Windows) o ir al menú Outlook > Activar Office ubicado en la parte superior izquierda (macOS).

En la ventana que aparece en la pantalla, seleccione Iniciar sesión , escriba la dirección de correo electrónico asociada con su cuenta de Microsoft , haga clic en Siguiente e ingrese la contraseña relativa para activar el software. Una vez hecho esto, finalmente podrá disfrutar de su suscripción o prueba gratuita. En caso de que no sepa cómo configurar los distintos campos requeridos por Outlook, le recomiendo que consulte mi tutorial sobre cómo configurar Outlook .

Microsoft 365 Mac

Te recuerdo que, para evitar cargos no deseados, tendrás que deshabilitar la renovación automática de Microsoft 365. Para ello, conéctate al sitio web oficial de Microsoft , inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (si es necesario) y selecciona el ítem Administrar cuenta .

En la pantalla que aparece en la pantalla, haga clic en el elemento Deshabilitar la renovación automática , escriba la contraseña de su cuenta de Microsoft y presione el botón Confirmar cancelación . De esta forma, no tendrás que pagar más dinero para seguir usando la suite Microsoft 365 (que por supuesto caducará al final de la prueba de 30 días, y luego se reactivará eventualmente si se paga la suscripción).

Una vez que se inicia Outlook, es hora de configurar su cuenta de correo electrónico. Para hacer esto, simplemente ingrese su dirección de correo electrónico en el campo correspondiente y haga clic en Conectar / Continuar . Si todo funciona correctamente, su cuenta se configurará automáticamente.

De lo contrario, si está en Windows, intente marcar la casilla Permitir configuración manual de la cuenta y presione el elemento Conectar . En cambio, si está en macOS, debe seleccionar la opción IMAP / POP . Perfecto, ahora el cliente te permitirá ingresar los datos IMAP o POP relacionados con tu cuenta de correo electrónico. Para obtener más información y el procedimiento completo, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo configurar Outlook .

Cómo utilizar Outlook

Cliente de Microsoft Outlook

Ahora está listo para dar sus primeros pasos en Outlook. Todo lo que necesita para leer correos electrónicos, responderlos y escribir otros nuevos se encuentra en la pantalla principal del programa. De hecho, en la barra izquierda puede encontrar las distintas casillas Bandeja de entrada , Correo no deseado , Enviados , Borradores y Elementos eliminados .

Los mensajes entrantes se entregarán claramente en la Bandeja de entrada , mientras que los mensajes salientes se pueden buscar en esa carpeta de Enviados . Por lo demás, para abrir un correo solo hay que pulsar sobre la casilla correspondiente y, mediante los botones de la parte superior, realizar todas las acciones necesarias, como borrar el mensaje, archivarlo, responderlo o reenviarlo a otra persona.

Para escribir un nuevo correo electrónico, simplemente debe presionar el elemento Nuevo mensaje en la parte superior izquierda, ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario , el asunto , el texto y presionar el elemento Enviar . En resumen, usar las funciones básicas de Outlook es muy simple, todo está a solo un clic de distancia.

Cómo funciona el archivo de Outlook

Archivo de Outlook

¿Cómo se dice? ¿Le gustaría archivar los correos electrónicos que llegaron a Outlook? No se preocupe, el programa tiene una función de archivo especial que le permite mover automáticamente los mensajes más antiguos a una carpeta especial, separada del resto de los correos electrónicos, ordenando así la bandeja de entrada y haciendo que la base de datos interna sea “más limpia”.

Hay varios métodos para utilizar esta función, pero en Windows suele ser suficiente poner la marca de verificación en la carpeta Archivo de elementos y todas las subcarpetas y Archivar elementos más antiguos presentes en la ruta Herramientas> Limpiar elementos antiguos .

En la versión de Outlook para macOS, sin embargo, esta funcionalidad nativa no está presente y, por lo tanto, debe crear reglas específicas que realicen la misma función. Le recomiendo que consulte mi guía sobre cómo archivar los correos electrónicos de Outlook para obtener todos los detalles del caso y el procedimiento completo.

Cómo funciona la recuperación de Outlook

Recuperar Outlook

Outlook también ofrece una función para recuperar los correos electrónicos enviados, siempre que el destinatario tenga una cuenta de Exchange en la misma organización. En pocas palabras, solo puede “deshacer” los mensajes que se han enviado dentro de su organización. Además, estos deben estar dirigidos a una cuenta de Exchange y el destinatario no debe haberlos leído.

Para recuperar un mensaje enviado desde Outlook que cumpla con estos requisitos, abra el programa, seleccione el elemento Enviado de la barra lateral izquierda y abra el correo electrónico que se cancelará. En la ventana que aparece en la pantalla, luego haga clic en el elemento Mensaje (arriba a la izquierda), seleccione el elemento Acciones (parte superior central) y presione sobre el elemento Recuperar el mensaje .

Perfecto, ahora puede elegir si eliminar las copias no leídas del mensaje o reemplazarlas con un nuevo mensaje colocando la marca de verificación junto a una de las dos opciones disponibles y haciendo clic en el botón Aceptar . Pero tenga cuidado: el destinatario del mensaje seguirá recibiendo una notificación de que se le ha devuelto la llamada.

Cómo funciona la aplicación web de Outlook

¿Está interesado en el servicio de correo web Outlook.com de Microsoft? Bueno, ahora te explicaré cómo dar los primeros pasos dentro de este último.

Cómo crear una dirección de Outlook

Crea cuenta Outlook

Antes de proceder a explicar en detalle cómo funciona Outlook.com, creo que puede interesarle saber cómo crear una dirección a través de este servicio.

Bueno, para crear una cuenta de Outlook, debe conectarse al sitio web oficial del servicio y hacer clic en Crear cuenta gratuita . En la página que aparece en la pantalla, ingrese la dirección de correo electrónico que desea crear y presione el ícono de flecha hacia abajo , eligiendo entre la extensión outlook.it y outlook.com .

En este punto, haga clic en el elemento Siguiente y escriba la contraseña que desea usar para acceder a su buzón. Te recuerdo que necesariamente debes ingresar una contraseña que conste de al menos 8 caracteres y que contenga al menos dos elementos, incluyendo letras mayúsculas o minúsculas, números o símbolos. Una vez hecho esto, presione el botón Siguiente para continuar.

Ahora, ingrese Nombre , Apellido , presione el botón Siguiente y escriba País / área geográfica  y fecha de nacimiento ( Día , Mes y Año ). Luego, haga clic en el elemento Siguiente y verifique su identidad ingresando el código de confirmación que se muestra en la pantalla.

Perfecto: ahora solo debes presionar el botón Siguiente para completar el procedimiento. A continuación, se le pedirá que establezca el idioma y la zona horaria y que elija el tema gráfico que utilizará para Outlook.com.

Cómo usar Outlook en línea

Aplicación web de Microsoft Outlook

Una vez que haya creado una dirección de Outlook, diría que está listo para aprender a usar la aplicación web del servicio de correo electrónico de Microsoft.

Si está trabajando como una computadora, puede acceder a su cuenta de correo electrónico simplemente conectándose al sitio web oficial de Outlook y presionando el elemento Iniciar sesión . Después de eso, deberá ingresar claramente la dirección de correo electrónico y la contraseña asociadas con la cuenta creada anteriormente.

De lo contrario, la aplicación web de Outlook es bastante simple de usar y la funcionalidad básica es idéntica a la del cliente de correo electrónico de escritorio. Por lo tanto, le recomiendo que consulte el capítulo sobre cómo usar Outlook para obtener más información.

Cómo funciona el calendario de Outlook

Calendario Outlook

Muchos usuarios también utilizan Outlook Web App debido a su calendario, que le permite administrar su horario desde cualquier estación de trabajo.

Para acceder a esta función, solo necesita presionar el ícono Calendario (el segundo de izquierda a derecha, abajo a la izquierda) o conectarse a la página del Calendario de Outlook . Desde aquí, puede agregar un evento simplemente haciendo clic en el elemento Nuevo evento , presente en la parte superior izquierda, ingresando el título , el día , la hora , la posición y cualquier hora de advertencia (por ejemplo, “Notificarme 15 minutos antes”) y presionando Guardar artículo . Para eliminar un evento, simplemente presione el nombre del evento y seleccione el elemento Eliminar .

Una vez que se ha ingresado un evento, aparecerá el día correspondiente y todos sus detalles se pueden consultar simplemente haciendo clic en su casilla . Para cambiar de un mes a otro, simplemente puede usar los íconos de flecha en la parte superior izquierda, mientras que para cambiar el método de visualización debe presionar el elemento Mes en la parte superior derecha y elegir entre Mes , Semana , Semana laboral y Día .

Evidentemente, también existe la posibilidad de añadir otros calendarios. Esto se puede hacer presionando en el elemento Agregar calendario a la izquierda y escribiendo el nombre del calendario . Para activar solo un calendario determinado, debe colocar la marca de verificación junto a su nombre. 

Cómo funciona la libreta de direcciones de Outlook

Libreta de direcciones de Outlook

Outlook también tiene una práctica libreta de direcciones , que le permite mantener sus contactos en orden.

Para acceder a este último, solo tiene que presionar el ícono Social (el tercero de izquierda a derecha en la parte inferior izquierda) o conectarse a la página de la libreta de direcciones de Outlook . Para agregar un nuevo contacto, simplemente haga clic en el elemento Nuevo contacto en la parte superior izquierda, ingrese el nombre , apellido , dirección de correo electrónico , número de teléfono móvil , empresa y notas y presione el botón Crear . En su lugar, puede administrar un contacto existente a través de los botones en la parte superior, haciendo clic en Editar o elementosElimina.

Al presionar, por otro lado, en el elemento Administrar , puede exportar o importar su libreta de direcciones. En particular, se puede exportar a través del formato de archivo CSV codificado en UTF-8 . En caso de que necesites exportar tus contactos en formato CSV, echa un vistazo a mi tutorial sobre cómo hacer archivos CSV , donde encontrarás toda la información sobre cómo exportar la libreta de direcciones.

Cómo funciona Outlook para Android e iOS

Outlook smartphone

Outlook también tiene una aplicación oficial para teléfonos inteligentes y tabletas, que permite a los usuarios administrar su dirección de correo electrónico sobre la marcha. Sin embargo, también es posible configurar las cuentas de otros servicios, como Gmail, Yahoo y cuentas a través de los protocolos IMAP y POP3.

Para instalar la aplicación Outlook, abra Play Store (si usa Android) o App Store (si tiene un iPhone o iPad), busque “outlook” y seleccione el ícono de la aplicación en los resultados de la búsqueda. Luego, presione el elemento Instalar / Obtener y, si está en iOS, verifique su identidad a través de Face ID , Touch ID o la contraseña de Apple ID .

Una vez que se haya descargado la aplicación, iníciela, presione el elemento Inicio , seleccione Continuar (o Agregar cuenta en iOS) y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. Si la dirección que ingresó no está presente entre las preconfiguradas en el dispositivo, se le pedirá que ingrese los datos relacionados con sus parámetros IMAP y SMTP .

En caso de que desee agregar una segunda cuenta de correo electrónico, puede hacerlo tocando el ícono , presente en la parte superior izquierda, y presionando el ícono de ajustes . Luego, toque Agregar cuenta y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.

Una vez configuradas las distintas cuentas, la aplicación comenzará a sincronizar sus correos electrónicos, sincronizando todos los mensajes. Claramente, encontrará este último en la carpeta Bandeja de entrada , accesible presionando el ícono , en la parte superior izquierda. Por supuesto, también están las carpetas Enviados , No deseados , Borradores y Publicaciones eliminadas .

Cuando reciba un nuevo correo electrónico, el teléfono inteligente le notificará a través de una notificación común, que también anticipará brevemente el contenido del mensaje. En caso de que desee cambiar esta opción, simplemente presione el ícono , presente en la parte superior izquierda, y luego en el ícono de ajustes .

Una vez hecho esto, haga clic en el elemento Notificaciones y encontrará todas las configuraciones relacionadas, por ejemplo, con la personalización del sonido de recepción de un nuevo correo electrónico y las carpetas en las que activar las alertas. Para obtener más información sobre la aplicación móvil de Outlook, le recomiendo que consulte las pautas oficiales de Microsoft .