Para hacer un trabajo importante, necesitaría compartir algunos archivos con otras personas en su oficina pero, al no estar muy familiarizado con el vasto mundo de las computadoras, no tiene la menor idea de qué herramientas usar. Sus colegas le han sugerido que utilice Google Drive, pero esta es la primera vez que oye hablar de esta herramienta.
Cómo funciona Google Drive
Por lo tanto, si ha buscado en Internet información precisa sobre este servicio de Google, ha tenido mucha suerte de encontrar este tutorial mío: Voy a brindarle una gran ayuda, explicándole cómo funciona Google Drive, una conocida nube servicio de almacenamiento que le permite cargar archivos en línea para compartirlos con otras personas. A lo largo de esta guía, explicaré paso a paso cómo usar Google Drive para cargar y compartir archivos en línea y cómo descargar la nueva herramienta de Google Drive. Este último, llamado Copia de seguridad y sincronización en su PC, le permite compartir archivos de Google Drive directamente desde su computadora. Para una información más completa, también explicaré cómo puede usar Google Drive en dispositivos móviles Android e iOS, ya que la aplicación homónima está disponible para teléfonos inteligentes y tabletas.
Habiendo aclarado algunos detalles teóricos sobre cómo funciona Google Drive, ¿está listo para descubrir en detalle cómo usarlo? ¿Sip? Muy bien. Le sugiero que se tome unos minutos para leer esta guía; intente usar Google Drive siguiendo mis instrucciones, verá que aprenderá en un abrir y cerrar de ojos.
Cómo crear una cuenta de Google (preliminar)
Lo primero que debe saber es que para usar Google Drive, debe crear una cuenta de Google. Este trámite preliminar es fundamental para poder aprovechar el servicio de almacenamiento en la nube desarrollado por la empresa Mountain View.
En caso de que aún no hayas realizado este procedimiento preliminar, puedo decirte cómo. Además, tenga en cuenta que crear una cuenta de Google también será útil en un momento posterior, ya que podrá aprovechar la cuenta creada para acceder a todos los demás servicios de Google como Gmail y Youtube, por ejemplo.
Para crear una cuenta de Google, deberá conectarse a la página google.com y hacer clic en el elemento Iniciar sesión ubicado en la parte superior derecha. En la página que se abre, tendrá que hacer clic en el elemento Otras opciones y luego en el botón Crear una cuenta del menú que se abrirá. En este punto, deberás rellenar el formulario que se te propondrá y seguir las instrucciones que verás en pantalla para realizar correctamente el procedimiento de creación de una cuenta de Google. Si necesita instrucciones detalladas para continuar, le recomiendo que lea mi tutorial titulado cómo crear una cuenta de Google .
Si ya tiene una cuenta de Google, puede saltar directamente al siguiente paso donde le contaré en detalle cómo funciona Google Drive. También te hablaré en detalle sobre cómo usar este servicio de almacenamiento en la nube a través de la Web y cómo también puedes usarlo en dispositivos móviles Android e iOS.
Cómo acceder a Google Drive
En cuanto al funcionamiento práctico de Google Drive, veamos primero cómo utilizar este servicio a través de la Web, a través del navegador que utiliza para navegar por Internet. Para acceder a Google Drive y comenzar a usarlo, primero debe conectarse a la página de inicio del servicio: una vez que se muestre, haga clic en el botón Ir a Google Drive para acceder al servicio a través de la cuenta de Google que creó anteriormente.
Cuando se le solicite, acceda al servicio ingresando los datos de inicio de sesión ( correo electrónico y contraseña ) vinculados a su cuenta de Google; ahora solo queda esperar a que se acceda al servicio. ¿Hecho? Muy bien. Ahora veamos juntos las herramientas que Google Drive pone a disposición.
Si es la primera vez que usa Google Drive , aparecerá una breve pantalla de tutorial cuando inicie sesión para explicar algunos detalles técnicos. De hecho, debes saber que para el almacenamiento de fotos y documentos, cuentas con un espacio de almacenamiento online con 15 GB libres .
Si se queda sin espacio libre, puede expandirlo por una tarifa suscribiéndose al servicio Google One . Mediante esta suscripción, de hecho, puedes conseguir un espacio mínimo de 100 GB y un espacio máximo de 30 TB , respectivamente al precio de 1,99 € / mes y 299,99 € / mes. Además de los indicados, existen otros planes para Google One , los indico a continuación:
- 200GB a 2,99 euro/mese
- 2TB por 9,99 euros / mes
- 10TB a 99,99 euro/mese
- 20TB por 199,99 euros / mes
La utilidad de Google Drive viene dada por el hecho de que puede cargar archivos para crear copias de seguridad accesibles en línea desde cualquier computadora y también puede crear carpetas para agrupar varios elementos. Por último, todos los archivos subidos se pueden compartir con otros usuarios de una forma muy sencilla. Una vez finalizado el tutorial, presione el botón Ir a Drive para continuar de forma independiente.
Cómo cargar archivos y carpetas con Google Drive:
Una vez que comprenda las características técnicas del servicio a nivel general, veamos la primera herramienta útil de Google Drive: el servicio de carga de archivos y carpetas.
Para compartir archivos con Google Drive lo primero que debe hacer es presionar el botón azul Nuevo que se encuentra en la parte superior izquierda. En este punto, las opciones están dadas por los botones Carpeta (para crear una nueva carpeta en Google Drive), Carga de archivos (para cargar un archivo desde su computadora a Google Drive) y Carga de carpetas (que se utilizará para cargar directamente una carpeta de archivos para almacenar en Google Drive).
Seleccione la opción que desee según lo que necesite hacer (por ejemplo, Carga de archivos o Carga de carpetas ) y espere a que el archivo o la carpeta de archivos se cargue en Google Drive. Para cargar archivos o carpetas con Google Drive también puede usar arrastrar y soltar , que es la acción que implica hacer clic en un archivo desde su computadora y luego arrastrarlo al área central de Google Drive que abrió a través de un navegador web.
Cuando el archivo (o carpeta) se haya cargado correctamente, aparecerá en la sección principal de Google Drive, la que se llama Mi unidad .
Cómo compartir archivos y carpetas con Google Drive:
Una vez que haya subido un archivo o carpeta de archivos a Google Drive, puede compartirlo con otros usuarios. Hacerlo es muy sencillo, lo explicaré a continuación.
Busque el contenido que ha subido a Google Drive y le gustaría compartir. Haga clic derecho en él para abrir el menú con las opciones para compartir de Google Drive.
Para compartir el archivo en cuestión ahora haga clic en el Compartir … elemento (símbolo de un pequeño hombre ). En la pantalla que se abre debes indicar ahora el nombre o dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir el archivo en cuestión. Luego, ingrese estos datos en el campo de texto Personas en la pantalla Compartir con otros usuarios. En el menú lateral, en cambio, preste atención al símbolo del lápiz . Si hace clic en él, podrá cambiar algunas opciones para compartir, pudiendo elegir si la persona o las personas con las que está a punto de compartir archivos pueden realizar cambios ( puede cambiar) o si solo desea que tengan la capacidad de comentar ( pueden comentar ) o solo ver ( pueden ver ). Cuando haya terminado, confirme sus elecciones presionando el botón Finalizar .
Para obtener más opciones para personalizar los archivos para compartir, haga clic en el elemento Avanzado en la parte inferior derecha. Tiene algunas herramientas adicionales disponibles que puede ver en Configuración del propietario . En particular, puede marcar los elementos Evitar que los editores modifiquen los accesos y agregar nuevas personas y / o Desactivar las opciones de descarga, impresión y copia para los comentaristas / lectores para limitar algunas acciones particulares que se pueden realizar en el archivo que está a punto de compartir. . Para confirmar esta elección, haga clic en el botón Guardar cambios.
Sin embargo, tenga en cuenta que las personas con las que ha compartido el archivo con Google Drive sólo podrán verlo y posiblemente modificarlo iniciando sesión en el servicio de almacenamiento en la nube a través de su cuenta de Google.
¿Quiere compartir un archivo con Google Drive pero sus colegas no tienen una cuenta de Google? No se preocupe, no todo está perdido. Presiona nuevamente el botón para compartir el archivo a través de los pasos que te expliqué en las líneas anteriores y, en la pantalla Compartir con otros usuarios , presiona el ítem Obtener enlace para compartir . De esta forma, cualquier persona en posesión de este enlace podrá ver el archivo y posiblemente modificarlo o descargarlo.
Todos los archivos y carpetas compartidos se podrán ver en la pantalla principal de Google Drive ( Mis unidades ), pero también estarán disponibles en la sección Compartidos conmigo , que puede encontrar en la barra lateral de Google Drive.
Cómo funciona la copia de seguridad y la sincronización:
Si desea saber más sobre Backup and Sync, el cliente de escritorio oficial de Google Drive que le permite compartir archivos con Google Drive directamente desde su computadora, tómese unos minutos para leer esta parte del tutorial.
Backup and Synchronization es una herramienta muy útil que le permite sincronizar todos los archivos en su PC en línea; Para usarlo, debe conectarse a esta página web y luego hacer clic en Descargar copia de seguridad y sincronización y luego en Aceptar y descargar .
Una vez descargado, ejecute el archivo haciendo clic en él. Luego haga clic en Sí si se le solicita para comenzar a ejecutar el instalador. Como puede ver, el software se instalará automáticamente y no tendrá que hacer nada más, excepto presionar el botón Inicio .
Para instalar Backup and Sync en Mac, debe abrir el paquete dmg que descargó y luego copiarlo a la carpeta Aplicaciones de macOS y luego también debe iniciarlo. Una vez hecho esto, los otros procedimientos que le mostraré son los mismos en Windows y Mac.
Una vez que haya presionado el botón Inicio , deberá iniciar sesión en su cuenta de Google, ingresando su correo electrónico y contraseña en los campos de texto correspondientes.
Una vez que haya iniciado sesión, presione el botón Aceptar ; de esta forma serás redirigido a la sección de pantalla Mi Laptop, a través de la cual podrás elegir manualmente las carpetas para sincronizar en línea en Google Drive. Para continuar, haga clic en Siguiente . Además, en la siguiente pantalla, elija si desea sincronizar todas o solo algunas de sus carpetas de Google Drive localmente en su PC y luego presione Inicio . Puede administrar estas preferencias de sincronización en cualquier momento volviendo a esta pantalla de Copia de seguridad y sincronización que se llama Preferencias.
Cómo compartir archivos con Copia de seguridad y sincronización:
Ahora que ha configurado Copia de seguridad y sincronización en su PC o Mac, le explicaré cómo compartir archivos en Windows y Mac. Desde Windows, haga clic en Explorador , haga clic en Google Drive en la barra lateral.
Ahora que ve todos los archivos en Google Drive, puede arrastrar el archivo en su PC a la ventana Explorer> Google Drive que tiene abierta. Una vez que el archivo se haya cargado en la carpeta de la nube, haga clic en él con el botón derecho del mouse. Luego elija el elemento de Google Drive y luego haga clic en el elemento Compartir del menú que ve en la pantalla.
En Mac, para acceder a la carpeta de Google Drive donde puede cargar y compartir archivos, tendrá que presionar el ícono Finder que está adjunto al Dock y luego hacer clic en el elemento de Google Drive de la barra lateral izquierda de la ventana que se muestra a Uds.
Google Drive para Android e iOS:
También puede aprovechar las funciones de Google Drive a través de su teléfono inteligente o tableta Android e iOS , descargando la aplicación adecuada desde App Store o Google PlayStore.
Para compartir un archivo con Google Drive a través de la aplicación para Android e iOS, debe tocar el archivo para compartir y luego tocar el icono con el símbolo de tres puntos ubicado en la parte superior.
Ahora toque Agregar personas en el menú que ve y luego elija de forma independiente a las personas con las que compartir el archivo. Alternativamente, puede hacer que el archivo sea accesible para todos a través de la entrada Obtener enlace .
Una vez hecho esto, todo lo que tienes que hacer es seguir las instrucciones que te di anteriormente, relacionadas con la versión web del servicio, para aprovechar las demás funciones de Google Drive.