Come trasformare PDF in PDF/A

Cómo convertir PDF a PDF / A

En este artículo te enseñaré Cómo convertir PDF a PDF / A. Un compañero de trabajo sólo le ha pedido que le envíe algunos archivos PDF pero primero convertirlos a PDF / A formato . Pero no tienes la menor idea de lo que quiso decir, ¿verdad? Bueno, dadas las circunstancias, te echaré una mano: en las siguientes líneas, de hecho, iré y te explicaré a qué recursos conviene recurrir para poder, de hecho,  transformar PDF en PDF / A y lo que hay que hacer para aprovecharlos al máximo.

Cómo convertir PDF a PDF / A

Sin embargo, antes de llegar al meollo del asunto, parece correcto aclarar sus ideas con respecto al tipo de archivo en cuestión. El formato PDF / A representa una variante específica de los PDF “clásicos” diseñados principalmente para el archivo a largo plazo de documentos electrónicos. Por tanto, el formato en cuestión ofrece la garantía de que el documento de referencia siempre será visualizado y reproducido de la misma forma incluso después de un tiempo y con diferentes programas y dispositivos, tanto para quien lo recibe como para quien lo conserva.

Aclarado, si realmente está interesado en aprender más, le sugiero que se tome unos minutos de tiempo libre, se sienta cómodo y se concentre en leer todo lo que se enumera a continuación. Estoy seguro de que eventualmente estará listo para decir que en realidad fue una obviedad. ¿Estás listo ?

Programas para transformar PDF a PDF / A

¿Necesita transformar PDF a PDF / A y le gustaría saber cuáles son los mejores programas del mercado adecuados para ese propósito? A continuación, ponga inmediatamente a prueba las herramientas ad hoc que le he informado a continuación. Los hay tanto para Windows como para macOS y Linux y todos son gratuitos.

OpenOffice (Windows / macOS / Linux)

Cómo convertir PDF a PDF / A

El primero de los programas que puede ser útil para convertir PDF a PDF / A es OpenOffice . ¿Nunca has oído hablar de él? Extraño, es muy famoso. En cualquier caso, no hay problema, solucionémoslo al instante: es una suite de productividad de código abierto que se puede descargar y utilizar de forma gratuita y es una de las mejores alternativas gratuitas a Microsoft Office. Es compatible con Windows y macOS (así como con Linux) y le permite hacer casi todo lo que puede hacer con el famoso software Redmond y, por supuesto, convertir archivos PDF a PDF / A.

Para descargar OpenOffice en su computadora, conéctese al sitio web oficial de la suite y primero haga clic en el enlace de  descarga y en el botón Descargar versión completa (recomendado) , primero asegúrese de que en los menús desplegables debajo del elemento Seleccionar sistema operativo idioma y versión: se seleccionan el sistema operativo en uso en su computadora, su idioma (presumiblemente italiano) y la última versión de la suite (de lo contrario, puede elegir las opciones correctas).

Una vez que se haya iniciado y completado el procedimiento de descarga de OpenOffice en su computadora, si está usando Windows , abra el archivo .exe obtenido y haga clic en el botón en la ventana que se abre en el escritorio. Luego haga clic en los botones Siguiente e Instalar y espere a que se extraigan todos los archivos necesarios para instalar el programa en su computadora. Complete la configuración presionando los botones Siguiente (tres veces seguidas), Instalar y Finalizar .

Por lo tanto, inicie el programa haciendo doble clic en el acceso directo que se ha agregado al escritorio o en el que se encuentra en el menú Inicio y omita la pantalla de bienvenida haciendo clic en el botón Siguiente . Si desea que su nombre sea incluido en las propiedades de los documentos que va a generar, complete el formulario que se le propone ingresando sus datos personales, luego haga clic en el botón Finalizar .

Si, por otro lado, está utilizando macOS , abra el paquete .dmg obtenido y arrastre el icono de OpenOffice a la carpeta Aplicaciones de Mac. Luego, haga clic derecho sobre él y seleccione el elemento Abrir en el menú que se abre (solo se requiere operación la primera vez que inicia el software debido al sistema de protección presente en macOS, que bloquea la ejecución de aplicaciones que no se descargan de la Mac App Store).

Una vez que se muestre la ventana de configuración de OpenOffice, haga clic en el botón Siguiente , complete el formulario con sus datos personales (si desea que su nombre sea incluido en los metadatos de los documentos que va a generar) y haga clic en el botón  Finalizar .

Ahora, independientemente del sistema operativo utilizado, haga clic en el botón Abrir ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana principal del programa y seleccione el archivo PDF que desea transformar en PDF / A. Luego, haga clic en el elemento Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda y seleccione la opción  Exportar a PDF  en el menú que se muestra.

En la nueva ventana que se abre, seleccione la pestaña General , ubique la sección  General y marque la casilla junto al elemento de archivo PDF / A-1a , luego presione el botón Exportar . Finalmente, indique la ubicación donde desea guardar el archivo final y el nombre que desea asignarle y haga clic en el botón Guardar . ¡Hecho!

LibreOffice (Windows / macOS / Linux)

Cómo convertir PDF a PDF / A

LibreOffice  representa otra excelente alternativa, solución gratuita y de código abierto a la suite ofimática de Microsoft Office: es un proyecto nacido de una “costilla” del mencionado OpenOffice y se encuentra preinstalado en muchas distribuciones de Linux. También funciona en Windows y macOS y he optado por demostrar esto en mi tutorial, ya que integra una función útil para el propósito en cuestión.

Para usarlo, conéctese al sitio web del programa y haga clic en el botón Descargar versión xxx , para comenzar a descargar el software en su computadora. Si está utilizando una Mac, también presiona el botón Interfaz de usuario traducida , para descargar tanto el paquete de instalación del programa como el paquete a través del cual traducir la interfaz al italiano.

Cuando se complete la descarga, si está utilizando Windows , abra el archivo .msi que ha obtenido y siga el procedimiento guiado que se le propone: haga clic en el botón Siguiente  dos veces seguidas, en el  botón Instalar y luego en el y botones Finalizar .

Si, por otro lado, está utilizando macOS , abra el primer paquete .dmg obtenido, arrastre el icono de LibreOffice a la carpeta Aplicaciones en su computadora, haga clic derecho sobre él y seleccione el elemento Abrir del menú que se abre, para ir para eludir las restricciones aplicadas por Apple al software de desarrolladores no certificados (operación que debe llevarse a cabo solo en la primera puesta en marcha).

Ahora, cierre la ventana del programa que mientras tanto ha aparecido en la pantalla, abra el paquete .dmg para la traducción al italiano de la interfaz descargada previamente, haga clic con el botón derecho en el icono del Paquete de idioma de LibreOffice , seleccione el elemento Abrir del menú que está abra y haga clic en los botones Abrir e Instalar  y Aceptar . ¡Hecho! Ahora finalmente puede reiniciar LibreOffice haciendo clic en su icono que se encuentra en el Launchpad .

Ahora que, independientemente del sistema operativo, ve la ventana de LibreOffice en la pantalla, haga clic en el elemento Abrir archivo en la parte superior izquierda y seleccione el archivo PDF sobre el que desea actuar. Luego , abra el menú Archivo , seleccione la opción Exportar a PDF y, en la ventana que se abre, asegúrese de que la pestaña General esté seleccionada (de lo contrario, puede hacerlo usted mismo) y verifique el archivo PDF / A-1a (ISO 19005-1 opción) ) a la derecha.

Finalmente, presione el botón Exportar ubicado en la parte inferior derecha, indique el nombre que desea asignar al archivo final y la ubicación en su computadora donde desea guardarlo y presione el botón Guardar .

PDFelement (Windows / macOS)

Cómo convertir PDF a PDF / A

Otra herramienta que tienes de tu lado para poder transformar archivos PDF “clásicos” en documentos PDF / A es  PDFelement . Este es un software que se puede utilizar tanto en Windows como en macOS que le permite ver archivos en formato PDF y realizar cambios de varios tipos, incluida la conversión, gracias a las muchas herramientas y muchas funciones integradas. Es gratis, pero aplica una marca de agua a los documentos guardados e impone otras pequeñas limitaciones que pueden eludirse cambiando a la versión paga (con un precio base de $ 99.95).

Para descargar el programa en su computadora, conectada a la web oficial de la misma, haga clic en el botón Probar Gratis . Complete el formulario que se le propone proporcionando los datos requeridos y haga clic en el botón Probar PDFelement Free .

Cuando se complete la descarga, si está utilizando Windows, abra el archivo .exe que acaba de obtener y, en la ventana que verá aparecer en el escritorio, haga clic en los botones Instalar  e Iniciar ahora .

Si, por el contrario, estás usando macOS , abre el paquete .dmg  obtenido, presiona el botón Aceptar en la ventana que se abre y arrastra el ícono del programa a la carpeta Aplicaciones en tu computadora. Luego haga clic derecho sobre él y seleccione la opción Abrir dos veces seguidas, para ir y abrir el programa, eludiendo las limitaciones de Apple hacia desarrolladores no autorizados (una operación que debe llevarse a cabo solo en el primer inicio).

Ahora que la ventana del programa se muestra en la pantalla, haga clic en el botón Abrir archivo a la izquierda y seleccione el PDF en el que desea trabajar. Luego, haga clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda, seleccione el elemento Convertir (siempre a la izquierda) y Otros formatos PDF (a la derecha).

Finalmente, haga clic en la redacción PDF / A-2b a la derecha, presione el botón Convertir , indique el nombre que desea asignar al archivo final y la ubicación en su computadora donde desea guardarlo y presione el botón Guardar . ¡Hecho!

PDFCreator (Windows)

Cómo convertir PDF a PDF / A

Otra gran herramienta a la que puede recurrir para convertir documentos PDF a formato PDF / A es PDFCreator . Es un software solo para sistemas operativos Windows que actúa como impresora virtual para PDF y que, entre las diversas funciones que ofrece, también integra una que permite crear archivos PDF / A a partir de documentos PDF, utilizando cualquier otro programa que ofrezca la función de impresión. En su versión básica es gratuita, pero posiblemente esté disponible en algunas variantes de pago (con precios a partir de 8,36 euros al año) que incluyen funciones adicionales.

Para usarlo, primero conéctese al sitio web del programa y haga clic en el botón  Descargar  en el centro. En la nueva página que se abre, haga clic en el botón Descargar que encontrará bajo el título PDFCreator Free .

A continuación, abra el archivo .exe resultante y haga clic en el botón en la ventana que aparece en el escritorio. Luego presione el botón  OK  para confirmar el uso del idioma italiano y los botones  Siguiente e Instalar . Finalmente, haga clic en el botón Omitir para rechazar la instalación de programas adicionales innecesarios y en el botón Finalizar .

En este punto, abra el documento PDF en relación con el que está interesado en actuar utilizando el visor que suele usar en su PC y llame al comando para imprimir (generalmente solo acceda al menú Archivo> Imprimir o haga clic en el botón con la impresora pero los menús, objetos y comandos pueden diferir dependiendo del programa utilizado).

En la nueva ventana que se abre, seleccione  PDFCreator  de la lista de impresoras disponibles y haga clic en el botón para continuar con la impresión . Usando la ventana adicional que se abre, escriba un título para su documento llenando el campo  Nombre de archivo  (también puede dejar el que ya está configurado), presione el elemento Perfil en el menú de abajo   y seleccione la opción  PDF / A (almacenamiento a largo plazo ) .

Si lo considera oportuno, complete los campos  AsuntoPalabra clave  y  Autor  con la información relevante, luego presione el botón  Guardar , especifique la ubicación donde desea guardar el documento convertido y haga clic en el botón Guardar nuevamente   para finalizar la operación.

Servicios en línea para transformar PDF a PDF / A

Cómo convertir PDF a PDF / A

¿No desea o no puede descargar nuevos programas en su computadora y le gustaría saber si existe algún servicio en línea para transformar PDF a PDF / A actuando directamente desde el navegador? Entonces no puedo evitar aconsejarte que pongas a prueba  DocuPUB : es un servicio web sencillo y totalmente gratuito que te permite convertir documentos PDF (así como archivos Word, Excel, etc.) en varios formatos diferentes y de forma directa y gratuita. cómodamente desde cualquier navegador y sistema operativo. Tenga en cuenta que todos los archivos cargados se eliminan por completo de los servidores de servicio en poco tiempo.

Para utilizar PDF Converter, el primer paso fundamental que debe realizar es visitar la  página web principal del servicio y seleccionar la opción PDF / A en el menú desplegable Formato de salida . En este punto, haga clic en el botón Elegir archivo / Abrir archivo y seleccione el documento PDF en su computadora en relación con el que está interesado en actuar. Finalmente, presione el botón Cargar y convertir .

Una vez que se haya completado el procedimiento de carga y conversión del documento, puede descargar el archivo a su PC haciendo clic en su título . Si no ha cambiado la configuración predeterminada de su navegador, el archivo se guardará en la carpeta Descargas de su computadora.

Si, por el contrario, prefiere recibir un correo electrónico con el enlace de descarga directamente, antes de hacer clic en el botón de conversión, seleccione la opción  Enviarme un correo electrónico al documento en el menú desplegable Método de entrega y proceda en el mismo. de la manera que acabo de indicar.