Como Convertir archivo Excel en PDF

Esta es una guía que te enseñará Como Convertir archivo Excel en PDF. Ha creado una factura, un informe de gastos o un catálogo de productos en Excel y ahora desea distribuir este documento en un formato más usable y no fácilmente modificable como PDF. Bueno, si ese es el caso, es una obviedad. Afortunadamente, hay tantas soluciones para convertir archivos de Excel a PDF que tiene muchas opciones.

Como convertir archivo Excel en PDF

Aunque no lo creas, puedes convertir tus hojas de cálculo a PDF también directamente online (desde el navegador, sin instalar programas en tu PC), o con programas que muy probablemente ya tengas instalados en tu ordenador o con aplicaciones para smartphones y tablets que puede descargarlos gratis de Internet. ¿Usas una Mac? ¿Tu PC no es muy reciente y no tienes a tu disposición la última versión de Microsoft Office? No hay problema, como ya te he dicho hay soluciones adecuadas para cada plataforma y cada tipo de situación.

Si quieres saber más, ponte cómodo y sigue leyendo esto. A continuación se muestra una lista de diferentes soluciones que le permitirán convertir cualquier archivo XLS o XLSX en un documento PDF compatible con todo el software y todos los dispositivos. Interesante, ¿verdad? Entonces les deseo buena lectura y… ¡buena conversión!

Convertir archivo de Excel en archivo PDF

Comenzaré hablando de una serie de soluciones que te permiten convertir archivos de Excel a PDF desde computadoras con sistema operativo Windows , pero que también pueden usarse para convertir archivos de Excel a PDF con Mac .

Todas las soluciones que te proponemos a continuación son válidas para obtener PDFs de alta calidad, por lo que solo tienes que probar las que prefieras y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Convertire file Excel in PDF con stampante di sistema

¿Sabía que su sistema operativo probablemente también esté equipado con una impresora PDF virtual ? Así es, gracias a esta “impresora” es posible imprimir cualquier documento en formato PDF, tal y como funcionaría una exportación o conversión en este formato.

Esta es una función que encuentras preinstalada en todas las computadoras con Windows 10 y Windows 11 , que se puede usar como cualquier otra impresora . Te explico enseguida cómo hacerlo con un ejemplo práctico.

Para convertir un archivo de Excel a PDF a través de la impresora virtual de Windows 10/11, primero abra el archivo para convertirlo con un programa de procesamiento de hojas de cálculo, como Microsoft Excel (exactamente como abriría el documento para trabajar con él). Luego haga clic en el menú Archivo en la parte superior izquierda. En este menú, localice y seleccione el botón Imprimir , luego haga clic en el menú desplegable debajo de Impresora .

De la lista de impresoras disponibles, haga clic en la llamada Guardar como PDF , luego seleccione los parámetros de impresión que desee, incluida la posibilidad de convertir un archivo de Excel a PDF horizontal simplemente eligiendo la orientación panorámica de la hoja y finalmente observe el resultado de la impresión directamente desde la vista previa de impresión a la derecha.

Una vez completada la configuración/preferencias de impresión, haga clic en el botón Imprimir para iniciar la conversión y elija la ruta donde guardar el documento en PDF. También asigne un nombre al archivo usando el cuadro de texto apropiado y haga clic en el botón Guardar . En este punto, solo tiene que abrir el archivo PDF como lo haría normalmente y disfrutar del resultado de la conversión.

¿Qué sucede si su computadora tiene instalada una versión de Windows 7 ? En este caso, aunque no hay una solución preinstalada, aún puede recurrir a descargar e instalar un programa de terceros que “simula” una impresora del sistema en PDF. Descubra cómo en mi tutorial de impresora virtual en PDF .

Pasando al mundo Mac , aquí también encontrarás una impresora virtual instalada de serie, por lo que podrás seguir convirtiendo el archivo de Excel a PDF de forma similar a como lo hacías en Windows.

PDF

Luego vaya al menú Archivo> Imprimir o presione la combinación cmd + p , presione el menú desplegable donde dice PDF , en la parte inferior, y seleccione el elemento Guardar como PDF del menú que se abre.

Convertire file Excel in PDF con Microsoft Excel

Convertire i file Excel con Microsoft Excel

Una solución igualmente práctica para convertir archivos de Excel a PDF la ofrece directamente el programa de cálculo Microsoft Excel .

Una vez que haya iniciado Excel, puede continuar convirtiendo cualquier archivo compatible a PDF abriéndolo directamente y haciendo clic en el menú Archivo . Continúe haciendo clic en el botón Exportar en el menú lateral y haga clic en Crear documento PDF/XPS y luego confirme su elección haciendo clic en el botón junto a Crear PDF/XPS . En la siguiente pantalla, elija la carpeta donde guardar el archivo PDF y asígnele un nombre usando el cuadro correspondiente, luego complete el procedimiento haciendo clic en el botón Publicar .

La misma función también está disponible desde el siguiente menú Archivo> Guardar como , luego seleccionando el directorio para guardar y el elemento PDF desde el menú desplegable Guardar como , confirmando para terminar con un clic en el botón Guardar .

Si utiliza Office 2007, el procedimiento que debe seguir es prácticamente idéntico al que se acaba de ilustrar, pero para habilitar la función de exportación de PDF, debe instalar un complemento gratuito disponible aquí .

Convertire file Excel in PDF con LibreOffice

Use LibreOffice Calc para convertir archivos de Excel a PDF

¿Prefieres no instalar Microsoft Office en tu computadora? No te preocupes, incluso en este caso existe una alternativa, y además es gratuita y de código abierto. De hecho, puede confiar en LibreOffice , una suite de productividad sin costo que le permite crear hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones y, en otras palabras, casi todo lo que puede obtener con Microsoft Office.

Es compatible con todos los principales sistemas operativos (Windows, macOS y Linux), lee todos los formatos de archivo de Office e incluye una función para exportar documentos y hojas de cálculo en formato PDF.

Descargar LibreOffice a tu computadora es muy simple. Puedes hacerlo en un abrir y cerrar de ojos siguiendo mi guía , donde también te cuento el procedimiento desde Mac y la posibilidad de descargar la interfaz de usuario traducida al italiano (en la versión de Windows se incluye “de serie”).

Una vez que se completa el procedimiento de instalación de LibreOffice, para transformar un archivo de Excel en un archivo PDF con Calc (la aplicación para hojas de cálculo), todo lo que tiene que hacer es abrir su archivo de Excel con este programa y hacer clic en el menú Archivo y seleccionar el elemento Exportar a formato pdf Puede dejar con seguridad todos los parámetros predeterminados y concluir todo con un clic en el botón Exportar .

Esta solución a través de LibreOffice Calc también es adecuada para convertir archivos de Excel a PDF editables . Si está interesado en saber cómo, le sugiero que consulte mi guía sobre cómo crear un PDF editable .

Convertire file Excel in PDF con Adobe

Use Adobe DC para convertir archivos de Excel a PDF

Otra solución para convertir archivos de Excel a formato PDF es la que ofrece el programa Adobe Acrobat . En su versión gratuita llamada Adobe Acrobat Reader solo se permite la visualización de archivos PDF, pero con la versión completa llamada Adobe Pro DC es posible realizar cualquier operación con archivos PDF, por lo tanto también crear y convertir documentos Excel (incluso con la característica de ser editable).

El programa Acrobat está disponible a un precio de 18,29€/mes con bono anual, 30,49€/mes sin bono, o con plan prepago anual por 218,36€/año. En todos los casos, existe una versión de prueba gratuita de siete días , ideal para hacerse una idea de toda la oferta de Adobe Pro.

Puedes proceder con la descarga de esta versión y la suscripción de una suscripción a través de esta página , mientras que si quieres tener más detalles sobre las licencias disponibles y el procedimiento de descarga e instalación .

Con el programa instalado en su computadora, proceda a abrirlo. Una vez hecho esto, presione el menú Archivo y el elemento Abrir para navegar por las carpetas del sistema hasta que encuentre y seleccione el archivo de Excel para convertir.

Ahora puede continuar con la conversión haciendo clic en el elemento Herramientas . Continúe haciendo clic en el botón Mostrar otros , luego en el elemento PDF estándar y finalmente en el botón con forma de flecha junto al elemento Abrir . Concluya el procedimiento haciendo clic en la opción Guardar como PDF/A del menú lateral, luego seleccione la carpeta y asigne un nombre al archivo convertido. Para obtener más detalles sobre cómo convertir PDF a PDF / A , lea mi tutorial dedicado.

Convertire file Excel in PDF gratis italiano online

Use iLove PDF para convertir Excel a PDF

Las soluciones de las que hablo en este capítulo se refieren a servicios web para convertir archivos de Excel a PDF, no requieren ningún pago y también se traducen al italiano. En otras palabras, puede usar estos servicios tanto desde una computadora como desde una tableta y un teléfono inteligente, sin descargar ni instalar software: simplemente cargue el archivo de Excel en la página del servicio conectándose con su navegador web y comience la conversión.

En cuanto a la privacidad, no debería haber mayores problemas. Todos los servicios en línea que estoy a punto de recomendar eliminan los archivos cargados en sus servidores a las pocas horas de cargarlos. Sin embargo, le aconsejo que no utilice soluciones de este tipo, y más generalmente soluciones sobre las que no tiene control directo, para la conversión de documentos que contienen datos confidenciales (por ejemplo, números de tarjetas de crédito, información personal, etc.).

El primer servicio que sugiero es SmallPDF , al que se puede acceder en su sitio web oficial . Es uno de los mejores disponibles, no solo por ser gratuito y en italiano, sino también por su sencillez y compatibilidad con numerosos formatos convertibles a PDF (y viceversa).

En cuanto a su uso, el procedimiento es muy sencillo. Después de conectarse a la página que le indiqué, arrastre el archivo de Excel que desea convertir a PDF en el área que dice Liberar archivo o cargar , o haga clic en el mismo espacio para navegar por las carpetas en su dispositivo y seleccione el archivo de Excel para cargar.

El procesamiento comienza automáticamente y al final podrá ver el resultado utilizando la herramienta de vista previa / lectura del servicio. Proceda a descargar su archivo PDF convertido presionando el botón Descargar y decida dónde guardar y cómo nombrar el nuevo archivo.

La función Exportar junto al botón Guardar se utiliza para convertir su archivo a formatos adicionales admitidos por el servicio. Además, puede guardar el nuevo archivo directamente en su espacio en la nube de Google Drive y Dropbox presionando los botones respectivos en el menú Guardar .

Use iLove PDF para convertir Excel a PDF

Una de las alternativas más válidas a smallPDF es definitivamente iLove PDF . Si utiliza este servicio, recuerde que el límite de carga de archivos es de 15 archivos y 80 MB de peso. Este límite se puede ampliar registrándose en el sitio (lo que eleva la carga a 20 archivos y 100 MB), o contratando una suscripción al precio de 3,99 euros/mes.

Puedes utilizar este servicio conectándote a su página oficial y seleccionando la función Excel a PDF . Luego, cargue el archivo presionando el botón Seleccionar archivo EXCEL (o arrastre directamente el archivo Excel para convertirlo a esta página).

Si su archivo de Excel está en Google Drive o DropBox, utilice los botones correspondientes para acceder a estos servicios y cargue los archivos en el sitio iLove PDF. Continúe presionando el botón Convertir a PDF . El archivo se convierte y descarga automáticamente, pero si esto no sucede, puede presionar el botón Descargar PDF (o el botón de una de las herramientas/servicios compartidos que ofrece el sitio), y luego decidir dónde para guardar el nuevo archivo.

Convertire file Excel in PDF su smartphone e tablet

Si pretendes convertir archivos de Excel a PDF desde tu smartphone y tablet , debes saber que esto es perfectamente posible. Simplemente confíe en la herramienta adecuada.

Explicaré qué tiburones son y cómo hacerlo, ya sea que tenga un dispositivo Android o iOS/iPadOS en los próximos dos capítulos.

Como convertir archivo Excel en PDF con Android

Convierta archivos de Excel a PDF desde dispositivos Android

Desde tu smartphone (o tablet) Android puedes utilizar una cómoda impresora del sistema para exportar archivos de Excel en formato PDF, de una forma muy similar a la que ya te he explicado aquí .

Para probar esta función de impresora virtual de inmediato , abra cualquier documento de Excel usando la aplicación de su elección y toque la función Compartir y luego seleccione el elemento que indica el comando de impresión . Por ejemplo, en Excel puede presionar el botón Compartir , luego el botón Compartir como archivo adjunto y luego elegir PDF .

Como alternativa, en Excel puede utilizar la cómoda función integrada Compartir como PDF . ¿Cómo se dice? ¿Aún no ha instalado Excel en su dispositivo? No te preocupes, descubre aquí cómo. Una vez que haya instalado la aplicación, se puede acceder a la función de conversión tocando el ícono [⋮] y luego eligiendo el modo de compartir/guardar entre los propuestos.

Luego continúe haciendo clic en Guardar en PDF (o Guardar como PDF) en el menú de selección de impresoras y finalmente haga clic en el botón PDF en la parte inferior derecha para elegir la ubicación donde guardar la impresión virtual en formato PDF.

¿Simple verdad? De la misma forma también puedes imprimir otro tipo de contenido en archivos PDF, incluso páginas web .

Como convertir archivo Excel en PDF con iPhone

Convierte archivos de Excel a PDF desde iPhone y iPad

Al igual que Android, iPhone y iPad también tienen una impresora virtual incluida en el software del sistema.

Obviamente también puedes proceder de la misma manera que te dije antes , es decir con la aplicación de Excel y la función de exportación integrada en formato PDF. Si aún no tienes experiencia con Excel en iPhone.

En su lugar, para usar la impresora virtual iOS/iPadOS, después de abrir el archivo con la aplicación que prefiera, haga clic en el icono de compartir , luego seleccione Crear PDF (o Imprimir) e indique la ubicación en la que guardar el nuevo documento PDF.

Finalmente, me gustaría señalar que también en este caso puede usar la función para “imprimir en PDF” también otros tipos de documentos.