Come usar Excel

Admítelo: tú y el PC todavía no os lleváis muy bien pero, a pesar de ello, en la oficina os han pedido que hagáis unas hojas de cálculo en Excel . El desafío es difícil, tu conocimiento de Office aún es bastante limitado, pero estoy seguro de que, con un poco de compromiso, podrás sorprender a todos tus colegas.

Come usar Excel

¡En serio! Unas pocas nociones básicas son suficientes y el uso de Excel se vuelve fácil e intuitivo para todos. ¿Qué tal si empiezo a darte algunos “consejos” sobre cómo usar Excel y desde aquí tratas de aprender todos los pasos necesarios para completar tu trabajo? ¿Quieres? Perfecto, entonces siéntate cómodamente frente a la computadora y solo dedícame un poco de tiempo libre, para que puedas leer con atención todos los consejos que he preparado para ti en esta guía mía.

Solo una pequeña aclaración antes de comenzar: para el tutorial utilicé la versión 2016 de Excel para Windows y macOS, pero las indicaciones de la guía también deberían ser válidas para versiones anteriores del software (y, probablemente, también para las futuras). ¿Claro? ¡Muy bien, entonces solo tengo que desearles buena lectura y buen trabajo!

Uso de Excel en un ordenador

Microsoft Excel es un software que le permite realizar cálculos sobre datos, distribuyéndolos en tablas y gráficos. Es un software perteneciente a la categoría de productividad muy utilizado tanto por empresas como por usuarios normales. De hecho, generalmente se puede usar para realizar incluso cálculos sencillos de contabilidad en el hogar. Es de pago y requiere la compra de una licencia de uso con precios a partir de 69,00 €/año, pero también está disponible una versión de prueba gratuita de 30 días y hay versiones online y móviles utilizables sin coste alguno.

Si también ha decidido usar Microsoft Excel, descargue el software siguiendo mi guía sobre cómo descargar Excel , luego regrese aquí y lea los consejos que encontrará en esta guía. Hoy, de hecho, abordaré el tema de Excel mostrándote todas las funciones y características principales de este poderoso programa que, como ya se mencionó, está disponible tanto para  Windows como para macOS , así como para dispositivos móviles y en la versión en línea.Crear una hoja de cálculo

El primer paso es iniciar Microsoft Excel a través de su icono en el escritorio de Windows, en el menú Inicio o, en el caso de macOS, en el Launchpad. Tan pronto como se abre el programa, se le pide que indique el modelo que se seleccionará para la entrada de datos.

Puedes, por ejemplo, elegir el modelo de Calendario Académico , para crear una agenda electrónica, o el Calendario de Ausencias de Empleados , para gestionar las vacaciones y los días de enfermedad de tus empleados.

En nuestro caso, sin embargo, me encargaré de explicar cómo funciona Excel, teniendo en cuenta una plantilla en blanco. A continuación, seleccione el elemento Libro de trabajo en blanco para acceder a la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Lo que se le presentará será una hoja de trabajo dividida en columnas y filas , por lo tanto compuesta de celdas . Las columnas se identifican con las letras del abecedario, mientras que las filas por una numeración progresiva. En la barra superior, sin embargo, hay algunas pestañas que le permiten acceder a todas las funciones que ofrece Excel.

En los próximos párrafos, explicaré cómo usar algunas de las funciones más importantes disponibles en estas pestañas. Por lo tanto, preste la máxima atención para comprender mejor cómo funciona el software.

Formato de celda

La hoja de cálculo de Excel se compone de varias celdas. Al hacer doble clic en uno de estos, ingresará al modo Editar , que le permite escribir cualquier tipo de dato o fórmula. Al igual que se puede hacer con Microsoft Word, incluso en Excel es posible formatear el texto para realizar una paginación de los datos de forma atractiva y, sobre todo, organizada, en caso de presentar el trabajo a otra gente.

Al llegar a la pestaña Inicio , puede encontrar varios botones divididos por categoría que le permiten realizar esta operación. Por ejemplo, en la sección Fuente , puede seleccionar la fuente , el tamaño de la fuente , el estilo (negrita [G] , cursiva [C] y subrayado  [S] ) y el color . En la sección Alineación , por otro lado, puedes alinear el texto a la izquierda, derecha y centrado o crear sangrías de párrafo.

En la sección Números , puede establecer la forma en que Excel debe comportarse cuando se ingresan datos en una celda: al hacer clic en el menú desplegable con la redacción General , puede seleccionar el estilo de los datos ingresados, como una fecha , una moneda o el texto , solo por dar algunos ejemplos.

Además, puede cambiar el tamaño de las columnas y filas o insertar o eliminar nuevas, utilizando las funciones que se encuentran en la sección Celdas . También puede establecer filtros , en caso de que haya ordenado los datos en una tabla, utilizando la función Ordenar y filtrar en la sección Editar . En este caso, al aplicar filtros en las celdas que contienen las etiquetas de las columnas, podrá filtrar los datos mediante el icono con el símbolo (▼).

Si, por el contrario, necesita realizar cálculos rápidos, en la pestaña Editar , consulte la función SUMA , que le permite realizar la suma algebraica de los valores presentes en un rango definido por el usuario. Al hacer clic en el icono con el símbolo (▼), ubicado junto a esta función, puede seleccionar otros parámetros de cálculo, como el promedio y el recuento de valores .

Insertar tablas dinámicas y gráficos

Otra función útil de Excel es la que se usa para crear tablas dinámicas ; estos permiten resumir los datos de forma resumida y organizada, según los parámetros establecidos por el usuario.

Para crear una tabla dinámica, haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en el botón Tabla dinámica . Posteriormente podrá ver en pantalla una ventana solicitando la inserción de datos de un rango existente y la celda donde Excel generará la tabla dinámica. Luego de confirmar la información solicitada, la barra lateral derecha te mostrará los tipos de datos para arrastrar a los campos Filtros , Columnas , Filas o Valores .

Si necesita más información sobre cómo usar una tabla dinámica, le sugiero que lea mi guía dedicada a este tema.

Además, aún dentro de la pestaña Insertar , tiene la posibilidad de distribuir los datos en gráficos . De hecho, puede crear histogramas , gráficos de líneas , de dispersión o circulares . En definitiva, tienes todos los tipos de gráficos disponibles para organizar los datos de tu trabajo.

Los botones específicos para cada tipo de gráfico están presentes en la sección Gráficos o puede verlos haciendo clic en el botón Gráficos recomendados y luego seleccionando la pestaña Todos los gráficos en la pantalla que se muestra. Si desea obtener más información sobre cómo crear un gráfico en Microsoft Excel, le sugiero que lea mi guía dedicada a este tema.

Insertar fórmulas

Otra funcionalidad muy importante de Excel es la relacionada con el uso de funciones . Estas son fórmulas que le permiten realizar cálculos o extraer información en intervalos definidos por el usuario.

Hay muchas funciones en Excel y estas se dividen por categoría, según su área de uso. Solo por dar algunos ejemplos, existen funciones pertenecientes a las categorías Financiera , Estadística , Lógica o Matemática .

Insertar una función es muy simple: para hacer esto, seleccione una celda haciendo clic en ella y luego presione la tecla de función Insertar , que se encuentra en la pestaña Fórmulas , en la sección Biblioteca de funciones . En este punto, en la siguiente pantalla que se te muestra, busca la función que mejor se adapte a tus necesidades.

Por ejemplo, si quieres convertir el texto de una celda a mayúsculas, muévete a la contigua e inserta la función SHIFT (…) usando el procedimiento que te indiqué en las líneas anteriores. En la pantalla de argumentos de la función, se le pedirá que seleccione la celda para convertirla a mayúsculas; después de seleccionarlo, presione OK para ver inmediatamente el resultado de la función que acaba de ingresar.

Gestión de datos

En Microsoft Excel también es posible importar datos de fuentes externas: en la pestaña Datos , hay algunas funciones que le permiten realizar esta operación.

Para ello haz clic en el botón Cargar datos externos: en este modo se muestra un menú desplegable a través del cual debes indicar la fuente a utilizar para importar tus datos. Puede elegir, por ejemplo, importar una base de datos de Microsoft Access o incluso un archivo de texto.

Puede suceder que, al importar archivos en formato CSV , estos se muestren en una sola columna, en lugar de estar distribuidos en una tabla. ¿Cómo resolver? Simplemente haciendo clic en el botón Texto en columnas , presente en la pestaña Datos y en la sección Herramientas de datos ; esto le permite convertir un conjunto de datos CSV en una tabla de Excel.

Además, es posible aplicar la validación de los datos ingresados ​​en las celdas, si estas cumplen con los requisitos establecidos por el usuario. Para ello, aún actuando a través de la pestaña Datos , haga clic en el botón Validar datos (se encuentra en la sección Herramientas de datos ).

De esta forma, se despliega una ventana que permite seleccionar el tipo de datos que se permiten al momento de la inserción en celdas específicas. Solo como ejemplo, puede optar por permitir solo números dentro de un rango definido o solo aceptar datos en formato de fecha.

Opcionalmente, también puede establecer mensajes de entrada y de error que se muestran a cualquiera que ingrese datos en la hoja de cálculo de Excel.

Revisión y protección de archivos.

En Microsoft Excel también existe el corrector ortográfico , para comprobar la corrección de los textos en la hoja de cálculo. Para usarlo, vaya a la pestaña Revisar y, en la sección Herramientas de corrección , inicie el Corrector ortográfico presionando el botón del mismo nombre.

Si lo desea, también puede realizar la traducción de los textos presentes en celdas específicas, presionando el botón Traducir , en la sección Idioma . Además, si el documento es utilizado por más de una persona, es posible insertar comentarios para la revisión del trabajo: todos los botones utilizados para este fin están presentes en la sección Comentarios .

Si, por el contrario, desea que su trabajo no sea modificado por aquellos a quienes distribuye el archivo, puede decidir establecer una protección con contraseña . Los botones Proteger hoja y Proteger libro le permiten realizar esta operación, bloqueando la modificación de todo el archivo. Útil, ¿no crees?

En caso de que necesite asegurarse de que solo se pueden cambiar algunas celdas, haga clic derecho en una celda y presione el elemento Formato de celdas , en el menú contextual que se le muestra. En la pantalla que se abre, seleccione la pestaña Protección , elimine la marca de verificación de la casilla Bloqueado y luego presione Aceptar .

En pocas palabras, al actuar de esta manera, si habilitas la protección en la hoja de cálculo como te indiqué anteriormente, se permitirá la modificación solo para aquellas celdas a las que se les haya quitado la etiqueta de Bloqueado .

Cambiar la pantalla de datos y macros

La pantalla de visualización de la hoja de cálculo de Excel se puede cambiar usando los botones en la sección Ver . En este apartado puedes cambiar el estilo visual, para que se te muestren, por ejemplo, los saltos de página o la regla .

También puede decidir congelar filas o columnas para que siempre aparezcan al desplazarse por una tabla larga. Esta función se puede activar haciendo clic en la pestaña Ver y luego en el botón Congelar paneles en la sección Ventana .

Microsoft Excel también le permite crear macros utilizando Microsoft Visual Basic , una herramienta de programación avanzada. Estos últimos no son más que instrucciones programadas por el usuario y útiles para realizar pasos repetitivos. Un ejemplo es crear una macro para formatear el estilo de los nuevos datos ingresados, de acuerdo con unas instrucciones precisas indicadas por el usuario.

Si las macros consisten en operaciones que se realizarán en funciones presentes en la interfaz de Microsoft Excel, simplemente use el botón Grabar macro . Luego, en la ventana que se te muestra, ingresa el nombre de la macro, la tecla de acceso rápido y luego presiona OK para comenzar a grabar. Luego debe realizar manualmente la operación que desea automatizar y luego presionar el botón Detener grabación para guardarla.

Con un conocimiento más avanzado de Microsoft Visual Basic, se pueden realizar operaciones aún más complejas y elaboradas, creando así un mayor nivel de personalización de la hoja de cálculo.

Guardar una hoja de cálculo e imprimir

¿Has terminado de trabajar con la hoja de cálculo de Excel? Muy bien; en este punto debe proceder a guardar el archivo. Básicamente, Microsoft Excel guarda automáticamente el archivo cada 10 minutos, pero puedes guardarlo manualmente, presionando el ícono con el símbolo de un disco , ubicado en la esquina superior izquierda.

Si desea guardar la hoja de cálculo en una carpeta específica o en otro formato, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en el elemento de menú Guardar como , ubicado en la barra lateral izquierda. Luego seleccione el botón Examinar y explore las carpetas en su computadora, para seleccionar el destino donde almacenar el archivo.

En este punto, utilizando el menú desplegable junto al elemento Guardar como , puede optar por guardar el libro de trabajo en otro formato que no sea el xlsx predeterminado . Solo para darle algunos ejemplos, puede usar el antiguo formato xls o los ods o csv . También puede utilizar la impresora PDF de Microsoft para guardar el archivo en formato PDF .

Si desea, en cambio, imprimir un archivo de Excel , haga clic en la pestaña Archivo y luego presione el elemento Imprimir , en la barra lateral izquierda. Luego elige la impresora y configura los ajustes para imprimir según tus necesidades, utilizando la información que ves en la pantalla. En este punto, presione el botón Imprimir para comenzar a imprimir el archivo de Excel.

Más información útil sobre cómo usar Excel

Además de la información reportada en esta guía, te pueden interesar algunos tutoriales que realicé en Microsoft Excel, como por ejemplo cómo usar Excel para facturas o cómo normalizar datos en Excel . Si también está interesado en leer otros tutoriales sobre Microsoft Excel, le sugiero que haga clic en este enlace para ver todas las guías que he escrito sobre este software.

Además, si necesitas estudiar algunos aspectos de este software en particular, puedo recomendarte algunos libros que seguro te ayudarán para un uso profesional.

Usando Excel en línea

Como se mencionó anteriormente, Microsoft Excel es un software pago. Por esta razón, en caso de que no quieras comprarlo, pero aún quieras usar sus funciones, te recomiendo que consideres usar Microsoft Excel Online .

Esta herramienta le permite trabajar en hojas de cálculo de Excel a través del navegador, como si estuviera usando un software de computadora. La ventaja que se puede obtener es la de poder compartir documentos, de forma que posiblemente varios usuarios puedan trabajar sobre un mismo archivo a la vez, si esta posibilidad se ha configurado correctamente.

En este sentido, para compartir una hoja de cálculo de Microsoft Excel Online, haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha y escriba la dirección de correo electrónico del destinatario. Luego haga clic en la redacción Destinatarios autorizados a editar para cambiar los permisos de edición del documento y permitir el acceso incluso a aquellos que no tienen una cuenta de Microsoft.

Microsoft Excel Online es casi idéntico en su funcionalidad al software de escritorio. Sin embargo, algunas funciones no están presentes en esta versión, como la protección con contraseña de una hoja de cálculo o la importación de datos desde una fuente externa. Además, solo está permitido guardar archivos en formato  xlsx y ods .

Dicho esto, para todo lo relacionado con el funcionamiento de Microsoft Excel Online, consulte los capítulos anteriores dedicados a Windows y macOS, ya que es posible usarlos de la misma manera.

Usare Excel su smartphone e tablet

Si está fuera de la oficina o fuera de casa y no tiene una computadora portátil con usted, puede confiar en la aplicación Microsoft Excel para Android  (también en  tiendas alternativas ) e  iOS/iPadOS , para que pueda trabajar en un archivo de Excel , actuando como un teléfono inteligente o tableta. La app es gratuita para todos los dispositivos con dimensiones iguales o menores a 10.1″.

En comparación con el software de escritorio y la herramienta en línea, la aplicación móvil tiene una funcionalidad significativamente menor. Sin embargo, hablando de los presentes, existe la posibilidad de insertar cualquier función en una celda, utilizando el botón relativo en la esquina superior izquierda de la pantalla, o cambiar el formato de los datos y las celdas individuales.

Además, existen funciones de cálculo, como la suma algebraica, la media y el recuento de valores, o las de clasificación y filtrado de los datos de una tabla. También puede agregar tablas y gráficos o dibujar a mano alzada.

Sin embargo, al comprar la versión Premium , disponible en Microsoft 365a , obtienes acceso a algunas funciones adicionales, como la posibilidad de aplicar varios colores para el formato o el que se usa para cambiar los estilos y diseños de las tablas dinámicas, por ejemplo.

Si está interesado en cómo funciona la aplicación Microsoft Excel en teléfonos inteligentes y tabletas, le sugiero que lea algunas de mis guías dedicadas al tema: cómo usar Excel en Android.

Usar excel sin mouse

Debe saber que no importa qué dispositivo esté usando para ejecutar Excel, puede usar el teclado para operaciones rápidas.

Por ejemplo, en Microsoft Excel y Excel Online , puede usar el teclado en lugar del mouse para realizar algunos procedimientos; en la aplicación Excel , en cambio, al conectar un teclado, puede evitar hacer toques en la pantalla para algunas operaciones.

Por ejemplo en Microsoft Excel para Windows , presionando la tecla TAB puedes moverte entre las pestañas del menú en la parte superior, presionando CTRL + J , en cambio, puedes ingresar la hora actual en una celda.

De hecho, hay toneladas de atajos de teclado para Excel. Si quieres descubrirlos todos, tanto en lo que respecta al software de escritorio, la plataforma en línea y la aplicación móvil, te recomiendo que consultes la guía oficial de Microsoft .